Guide des droits et des démarches administratives

Déclaration préalable à l'embauche (DPAE)

Lors de l'embauche d'un salarié, l'employeur doit le déclarer. Cette déclaration est appelée déclaration préalable à l'embauche (DPAE).

Quels sont les renseignements obligatoires figurant dans la DPAE ?

La DPAE doit comprendre les mentions suivantes :

• Dénomination sociale de l'entreprise (ou nom et prénoms de l'employeur) et adresse de l'établissement

• Code APE de l'entreprise

• Numéro de Siret de l'établissement (ou le numéro de liasse délivré par le centre de formalités des entreprises, si l'immatriculation est en cours)

• Coordonnées du service de santé au travail dont l'employeur dépend

• Nom, prénoms, sexe, date et lieu de naissance, numéro de Sécurité sociale du salarié (s'il est déjà immatriculé)

• Date et heure d'embauche prévisibles

• Nature, durée du contrat et de la période d'essai pour les CDI et les CDD supérieurs à 6 mois.

À quoi sert la DPAE ?

La DPAE permet à l'employeur d'accomplir les déclarations et demandes suivantes :

• Immatriculation de l'employeur au régime général de la sécurité sociale ou à la sécurité sociale agricole (MSA) pour les salariés agricoles

• Immatriculation du salarié à la caisse primaire d'assurance maladie ou de la MSA pour les salariés agricoles

• Affiliation de l'employeur au régime d'assurance chômage

• Demande de visite d'information et de prévention à un service de prévention et santé au travail

• Demande d’affiliation auprès des institutions de retraites.

Quand transmettre la DPAE ?

La déclaration doit être transmise à l’organisme de sécurité sociale (Urssaf , MSA) compétente avant la prise de fonction ou le début de la période d’essai, au plus tôt dans les 8 jours précédant la date de l’embauche.

Comment transmettre la DPAE ?

La démarche varie selon que le salarié dépend du régime général ou du régime agricole.

• Salarié du régime général
• Salarié du régime agricole

Quel document l’employeur doit-il remettre au salarié pour attester de la déclaration ?

Une copie de la DPAE ou de l'accusé de réception doit être remise au salarié.

Cette obligation est considérée comme remplie si le salarié a un contrat de travail écrit, mentionnant l'organisme destinataire de la déclaration.

Quelles sont les sanctions en l’absence de déclaration ?

Si l'employeur ne fait pas de DPAE, il s'expose à différentes sanctions :

• Sanction civile : régularisation par l'Urssaf des cotisations de Sécurité sociale non payées du fait de l'absence de déclaration

• Sanction administrative : pénalité de 1 305 € par salarié concerné

• Sanction pénale suivantes :

  • Absence non intentionnelle de DPAE est une contravention de 5^e classe punie par une amende de 1 500 €

  • Absence intentionnelle de DPAE est un délit de travail dissimulé par dissimulation d'emploi salarié.

En cas de dissimulation d'emploi salarié, l'employeur peut être condamné par le tribunal correctionnel. Dans ce cas, la peine cumulative est de :

• 45 000 € d'amende et 3 ans d'emprisonnement pour une personne physique

• 225 000 € d'amende et un placement sous surveillance judiciaire pour une personne morale.

Autre déclaration préalable

En plus de la DPAE, l'employeur doit faire une déclaration préalable des personnes recrutées, par lettre recommandée, adressée à l'inspection du travail :

• Lors d'une nouvelle embauche dans un établissement qui a cessé d'employer du personnel pendant 6 mois au moins

• Lors de la déclaration de modification de l'entreprise (changement d'exploitant, d'industrie ou de commerce, ou transfert géographique).

Le récépissé de la lettre recommandée doit être présenté par l'employeur sur demande de l'inspection du travail à la 1^re visite de celle-ci.

Informations remises au salarié au plus tard le 7e jour calendaire après l’embauche

Les informations qui doivent être remises au salarié dans les 7 jours calendaires, sont les suivantes :

• Identité des parties à la relation de travail

• Lieu (ou les lieux) de travail et, si elle est différente, adresse de l'employeur

• Intitulé du poste, fonctions, catégorie socioprofessionnelle ou catégorie d'emploi

• Date d'embauche

• Pour un CDD, date de fin du contrat ou durée prévue de celui-ci

• Durée et conditions de la période d'essai si elle existe

• Éléments de rémunération indiqués séparément (y compris les majorations pour les heures supplémentaires) ainsi que la périodicité et les procédures de paiement de cette rémunération

• Durée de travail quotidienne, hebdomadaire, mensuelle ou son mode d'aménagement du temps de travail lorsqu’il existe

• Conditions dans lesquelles le salarié peut être amené à effectuer des heures supplémentaires ou complémentaires.

Informations remises au salarié au plus tard 1 mois calendaire après l’embauche

Les informations qui doivent être remises au salarié au plus tard 1 mois calendaire après son embauche sont les suivantes :

• Droit à la formation assuré par l'employeur dans le cadre du plan de formation

• Durée du congé payé auquel le salarié a droit, ou mode de calcul de cette durée

• Procédure à observer par l'employeur et le salarié en cas de rupture du contrat de travail

• Conventions et accords collectifs applicables au salarié dans l'entreprise

• Régimes obligatoires auxquels est affilié le salarié

• Mention des contrats de prévoyance et de frais de santé dont les salariés bénéficient collectivement, ainsi que les conditions d'ancienneté pour bénéficier de ces contrats.

En cas de modification de ces informations, l'employeur doit informer le salarié dans les plus brefs délais, et au plus tard à la date de la prise d'effet.

L’employeur n’a pas l’obligation d’informer le salarié lorsqu’un changement provient de la loi ou de la convention collective.